关于高校财会档案管理的思考


高校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是高校档案的重要组成部分,也是国家档案不可缺少的部分之一。因此,高校的财会档案是否真实、齐全、准确、完整,也就直接影响到高校财会档案管理的质量以及高等教育事业的发展。如何管理好财会档案,显得尤为重要。
  一、高校财会档案的内容
根据1993年国家教育委员会颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》规定,高校财会档案的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面,具体如下:(1)综合管理类:主要是上级及学校有关财务会计工作的文件,本校的财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件,会计移交清册、财会档案移交保管清册、财会档案销毁清册等等;(2)会计报表类:主要是决算报表、预算会计报表、年报表、季报表及月报表等等。(3)会计账簿类:主要是涉及外事会计帐簿、总账、预算内外明细账、日记账、固定资产帐及其它辅助帐等等。(4)会计凭证类:主要是涉及外事的会计凭证、预算内外各种原始凭证、记账凭证、银行存款余额调节表、银行对外账单、会计拨款凭证及其他会计凭证,还有涉及债权、债务及未清理完毕的凭证等等。(5)工资清册类:主要是工资发放名册、卡片,工资转移、证明、通知存根等。
此外,会计电算化资料也应属于财会档案的归档内容,这一内容在《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》中虽然没有提及,但也是归档不可或缺的重要内容。
二、高校财会档案管理存在的问题
随着高校的不断发展,各种先进理念如人本理念、风险理念的推广及先进技术如专门财务管理软件的不断应用,高校在财会档案的管理方面积累了较为丰富的经验,取得了一定的成绩,但由于发展水平不一,东西部高校差距较大,大多高校还存在着不少的问题,有待进一步加强和改善。
1、法规制度的滞后。现在高校整理财会档案主要是依据1993年颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》中有关财会档案的规定,以及财政部、国家档案局1998年下发的《会计档案管理办法》,很多高校都没有制定专门的财会档案管理办法。这两个管理规定的制定时间跨度将近二十年,二十年来社会环境不断变化,高校也在不断发展,所产生的财会档案也有了新的形式及内容,例如学校与银行及其它机构签订的贷款合同、会计电算化档案、学生助学贷款合同等等,这些内容在原有的财会档案管理办法中都没有体现,但这些又属于归档的重要材料。因此,法规制度的滞后已严重约束财会档案的发展。
2、没有实行专人负责制。在高校财务部门及独立核算的二级单位中普遍都未设专人负责财会档案,由不同人员兼职,如档案装订由会计人员完成,档案的归档由其它人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责等,他们大多没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验,对财会档案的归档范围和标准不清楚,不掌握档案的基本操作规程,档案整理起来不规范,出现了很多问题,比如在整理会计凭证时有些附件材料没有保留原件,而是使用复印件,有些没有拆除金属装订物,重要材料没有盖章及领导签字等。
3、归档不够完整、及时。高校产生财会档案的部门一是财务部门二是具有独立核算功能的二级机构如校办企业、后勤部门等等,有一些高校只要求财务部门移交档案,对二级机构则不做要求,由其自行保管,而且移交时只注重收集纸质档案,忽视了对电算化会计档案的收集。另外,根据规定,财会档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年,期满后的次年6月底前由财务部门的专(兼)职档案员将整理好的财会档案向档案部门移交。但在实际工作中,财会部门都会以种种理由为借口,不按时移交档案,经档案部门多次催讨,才不得不移交,造成了归档的不完整、不及时。
4、鉴定销毁不按时。财会档案的保管期限一般分为三种:短期、长期、永久。短期一般保管不超过15年,长期不超过50年,永久则是无限期地尽可能长远地保存下去。到了保管期限,该销毁的档案就要清除,登记造册,经领导签字同意后由财务部门会同档案部门派人共同监销,但实际情况却是这一工作往

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