关于中小企业代理记账问题的分析

目录

前言 2

一、代理记账机构的简要概述 2

(一)代理记账机构设立条件及规模 3

(二)代理记账机构的主要业务 3

(三)代理记账机构两种经营模式 3

二、代理记账行业存在的问题 3

(一)企业财务意识淡薄 4

(二)代理记账机构存在大量不规范操作 4

(三)政府相关部门对代理记账的监管不到位 5

三、解决问题的措施 5

(一)加强我国中小企业内部建设 5

(二)提高代理记账行业的服务质量,明确发展方向 6

1、加强代理记账机构的内部控制,提升服务意识 6

2、明确代理记账机构的发展方向 6

(三)政府部门要一手抓管理,一手抓服务 7

四、结论 8

参考文献 9

关于中小企业代理记账问题的分析

摘要 代理记账主要是指代理记账公司、企业管理咨询公司、会计师事务所等中介机构接受独立核算单位的委托,对其进行账务处理和财务指导的一种中介服务。然而,由于我国的代理记账行业刚发展二十几年,在对于它的法规、指导、监督和政府提供的便利上还有很多不完善的地方。全文从代理记账机构的视角出发,简单介绍了相关法规,中小企业代理记账的必要性,代理记账机构设立的条件、规模、业务、经营模式等,进而指出代理记账机构现存的问题,并以中小企业、代理记账机构本身、相关政府部门为落脚点提出相关解决措施。

关键词 代理记账机构 ;会计核算;法律责任 ;行业管理

The Analysis of the Problem of Accounting for Small and Medium Enterprises

Abstract Agents are mainly referred to as accounting agency, enterprise management consulting firm, accounting firm and other intermediaries to accept the independent accounting unit commissioned by its accounting and financial management of an accounting intermediary services. However, there are many problems in the process of development, as a new thing in the process of legislation, execution, supervision and so on. In this paper, “small and medium enterprises” specifically do not have to set up accounting institutions but need to account for small and medium enterprises. This paper introduces the feasibility of the relevant laws and regulations, the conditions of agency accounting, the conditions, scale, business and business model of the agency accounting institutions, and then points out the problems existing in the agency accounting institutions. Small and medium enterprises, agency accounting institutions themselves, the relevant government departments for the foothold of the relevant measures to help in order to effectively help the growth of small and medium enterprises.

Keywords agent accounting institutions; accounting; legal liability; industry management


前言

代理记账除了做帐、报税外,往往还涉及到财税咨询、企业管理指导等。我国的会计法指出,需要进行会计核算但又不具备设置会计机构或者在有关机构中设置会计人员的,应当委托合法的代理记账机构来帮助他们处理财务事宜 。自1993年首次提出代理记账的概念以来,财政部又陆续发布了《代理记账管理暂行办法》 、《代理记账管理办法》 、《关于加强和改进基层会计管理工作的指导意见》等。此外,各个省市也陆续颁布了实施法规和条文规则,以求更好的服务于本企业的代理记账行业。。

一般来说,决定一个企业是否需要招聘专门会计人员甚至设置财务部的主要因素是企业的规模、资金、经济业务、经营管理对财务上的要求等。从实际情况以及市场需求来看,适合代为管理财务的企业应该是中小型企业,以及应当建立个帐独立核算的个体工商户。对于刚起步资金实力不足的中小企业来说,鉴于自己没有会计核算能力或没有专职会计人员,雇佣专职会计又无经济能力,可联合代理记账机构,代为处理账务 [2]。选择这种财务外包的方式,可以有效的节约成本,同时很大程度上保证了企业财务的稳定性。


一、代理记账机构的简要概述


(一)代理记账机构设立条件及规模

设立一个新的代理记账机构,除法律法规规定的特殊情况外,一般需要满足以下几点:具有会计从业资格的人员三名以上;主管负责人具有会计师以上资格;固定的办公场所;制度健全、业务规范。符合以上条件,就可以取得财政部颁发的《代理记账许可证》 。自2005年出台《代理记账管理办法》后,代理记账机构数量开始呈现出明显的上升趋势。新增加的代理记账机构的数量2006年一年就达1229户 ;到2015年新增加的代理记账机构已达4265户,主要集中分布在江苏、 广东、北京、 上海、浙江等经济较繁荣的地区。从这些数据容易看出,我国代理记账机构有数量上的优势。但现实中不难发现,规模较小的代理记账机构随处可见,规模较大的代理记账往往屈指可数[5]


(二)代理记账机构的主要业务

一般来说,财税、工商、知识产权是代理记账公司业务范围的几个主要方面。关于财税可归纳为代理财务、税务、出口退税、财务报税等几个方面。具体为:一是做好委托人的会计账务,包括审核、填制凭证,编制会计帐簿,编制上传会计报表;二是定期向税务机关提供税务资料进行纳税申报,向工商局帮助委托人办理工商注册、变更、注销等;三是办理客户委托的其他会计业务,如咨询、审计等[7]


(三)代理记账机构两种经营模式

小组式模式,即每个人独立处理一个公司的账务,三四个人组成一个小组,最后交由主办会计师审核的一种模式。此时,业务经理(往往是代理记账机构的管理者)负责客户和主办会计师之间的沟通。在这种模式下,新员工一开始很难熟悉整个工作流程,工作质量很难给与保证。每人负责一套账,而工资的高低往往取决于个人做了多少套帐,由于其经验、知识掌握不同,难以发挥个人的特长和优势,无形中增加了从业人员的工作强度和心理压力。

树形结构模式,即代理记账机构根据业务流程进行分解。每个业务组在分工的基础上进行从前到后的作业。上一个业务组所完成过的,都要交由上一个业务组继续下一个环节[8],业务流程前后衔接,责任到人,也有利于员工很快掌握自己的工作。


二、代理记账行业存在的问题

代理记账行业在中国还是一个发展了二十几年的新兴行业,无论是代理记账机构内部的管理、中小企业对它的认识,还是政府监管和服务方面,往往都处于一种懵懵懂懂的状态。具体如下:


(一)企业财务意识淡薄

一些企业的管理者为了掩盖自己经营上的亏损或者少缴税,在选择代理记账公司的时候总是倾向于选择能够给他们带来不正当利益的机构,导致它们的会计业务不能真实反映企业的经营情况、现金流量和财务状况,从而成为一个仅仅应付税局检查的存在,毫无意义可言。例如:尽可能的选择可以帮助他们偷税漏税的代理记账机构,这一行为使得那些兢兢业业的代理记账机构徘徊在破产的边缘,不法分子反而获得大量收入。代理记账机构当然可以在法律道德底线之上帮助中小企业合理避税,进而保证了中小企业的利益,也有利于自己的长期发展。但是,这种恶意竞争的行为,不仅仅不利于代理记账活动的展开,也终将对我国整体的经济建设造成伤害[9]

代理记账公司在做帐时一般需要相应企业提供国地税CA证书或密码、税控软件、记账凭证、公司账本等。许多代理记账公司交接资料时往往提供上门取单服务,但是有些企业管理者,特别那些处于创业初期的,规模很小,根本不懂得财务的重要性,提供的会计单据往往不规范,或者很多的业务往来没有单据甚至是单据丢失。或者有些委托人他们不相信代理记账的安全性,担心泄漏商业机密,不请合法的代理记账机构做帐转而聘用已退休的老会计、刚毕业或者还在实习的大中专生。 从长远来看,一个运营良好的公司,定是一个重视财务管理的公司,这违背了企业长久发展的愿景。


(二)代理记账机构存在大量不规范操作

代理记账收费标准一般是300元到600元之间[11] ,差别很大。代理记账机构之间为了争抢客户恶意低价竞争的行为,不仅严重损害了自己的利益,迫使很多企业处于破产的边缘,而且由于压缩成本带来的服务质量的相应下降,如在会计记账核算时不按照国家的规定做,审核形式化,数据的真实性很难确保,胡乱填写会计科目,报税甚至分不清客户是一般还是小规模纳税人,把财务报表做的一团糟,很大程度上毁掉了自己的行业声誉,进而造成中小企业对代理记账的曲解,甚至是敌意,最终双方的长期发展都得不到保障,得不偿失。

另外执业人员的素质及道德水准也是关键一环。相当一部分执业人员不具备扎实的专业能力。虽然说代理记账机构的账务处理很简单,但确实繁琐,且每个企业的情况又不同,一些会计政策、税收优惠方面的差异却需要牢牢掌握。这就需要从业人员时时更新自己的知识,关注我国经济的政策导向。代帐机构普通执业人员的工资水平往往不如企业一般做内帐的会计,造成人员流动性较大,而代理记账机构为了尽可能降低运营成本,偏爱聘用短期的实习生,更不用说对现有职工的能力培训了[12]。同时,工作强度与薪资报酬的不平衡,很容易诱使从业人员,放弃职业道德,出卖企业的商业信息,导致委托人利益受损。另一方面,不少工作上手后的老会计,为了增加收入,常常会给很多代理记账公司做帐。一个会计做了好几份工作,往往会造成思维上的混淆,丢三落四,且没有精力去思考隐藏在数字下的公司运营信息,从而难以对代理的企业提供进一步的指导,不能凸显出会计的管理作用。同时,由于有些小企业负责人长期负责客户的维护、沟通事宜,从而不了解税局、工商局最新的政策,不了解新的办事程序、会计上新的处理方法,一遇到员工没有办成事或办理延误,就会不顾现实严厉批评,从而导致员工的消极懈怠[13]


(三)政府相关部门对代理记账的监管不到位

虽然我国颁布了代理记账的相关法规,但部分条款却有待完善和修改。制度上的不完善造成代理记账机构和委托企业都有空可乘。现有的代理记账管理办法主要是对开设资格进行审查,然而对于代理记账的服务质量、后续运营、有无暗箱操作却尚未出台明确的处理办法。正是以上法规的缺失,导致代理记账机构的运作似乎总给人杂、乱、差的感觉。同时,许多代理记账机构往往聘用离休的老会计,甚至大规模聘用实习生来做帐、报税,以至于服务质量堪忧。如:目前在会计报表的制作及质量上就缺少有效的制约机制,信息披露质量难以得到保证。任何行业的发展都离不开明确的制度及行业规则作为保障,缺少政府强有力的控制,就少了对代理记账行业规范化的束缚,良好的市场环境也很难形成[21]


三、解决问题的措施


(一)加强我国中小企业内部建设

中小企业作为代理记账的主要客户群体,他们的选择与偏好对代理记账的业务进行以及长期发展,都有着重要的意义。为了增强中小企业自身的规范,建议如下:其一,加深中小企业管理者对财务重要性的认识,很多中小企业财务意识淡薄,其实记账不只是为了报税,更是为了企业的正常运转。财务可以类比为一个公司的血液,它更有利于反映出问题,以提高企业管理者的管理水平。其二,改变中小企业管理者的管理理念,众所周知,会计不再仅仅只是核算和监督的职能,在新形势下会计更具有管理的职能,他们应该多请一些知名企业管理者讲讲经验,做好筹划,放远眼光,对企业采取集约型的管理。其三,增强企业管理者的纳税意识。中小企业借助代理记账机构偷税、漏税的行为,不仅给国家税收管理带来了麻烦,更将使自己长期发展受到限制。一个合格的企业管理者,首先应该是一个懂法、守法、眼光长远的管理者,使企业管理者知道自己的行为所需承担的法律后果这是十分必要的。


(二)提高代理记账行业的服务质量,明确发展方向

1、加强代理记账机构的内部控制,提升服务意识

首先,代理记账机构要注意自己的品牌声誉。作为代理记账机构,由于熟悉国家各项会计法、税法知识,他们在为企业做好账务之余,完全可以拓展自己的服务深度,比如说对中小企业进行纳税筹划,通过公司注册地点、税率、税种的选择来合理规避税务,有利于赢得良好的口碑。当然,以上这些都应该在符合国家法律规章要求的前提下。这样既可以留住客户,为我国中小企业的发展出一份力,又满足了员工执业能力进一步提升的需要[12]。具体要求如下:其一,增强代理记账机构的内部管理、提执业人员的财税事务处理能力和职业忠诚度。通过加强对从业人员执业能力以及工作忠诚度的培训,从而形成一批会做帐、做好账、高道德水准的人才。其二,树立契约意识,代理记账关系的存在都应建立在合同的基础上。在协商的基础上,明确代理机构及委托企业之间的权利和义务,以划清责任界线。其三,代理记账机构必须进一步改善资料移交制度,会计资料往往会涉及商业机密,对委托方来说至关重要 。所以,在交接资料时必须填写资料移交表 ,且一式两份,在资料交接时,双方必须签字移交,保存好交接表,以备发生纠纷时查用。

2、明确代理记账机构的发展方向

虽然代理记账机构数目很多,但许多企业徘徊在破产的边缘,以至于他们的发展方向并不明确。通过上文两种经营模式的分析我们可以知道,小组式代理记账模式每个小团体负责一整套账务,每个从业人员可以发挥最大潜能,但工作强度比较大。而且,如果业务量增加,但会计人员还未发生变化时,其从业压力更会剧增,企业的正常运转就会受到挑战;对于树形代理记账模式而言,整个公司工作分工有着严厉的界限,流水型作业不成问题,但各个环节的剥离,对于相当一部分需依据具体情境来处理的账务来说,是个巨大的障碍。由此,我们不妨把以上两种经营模式综合考虑。

对于小组式模式,不妨在业务突增时学习树形模式的优点,在税期或其他业务量比较大的时候,可以临时聘用一些比较熟悉代理记账业务的人员,以增加横向单元小组的数目,从而大大增加了该机构能够完成的委托公司账务的数量。另外,对于树形代理记账模式,不妨向咨询、财务咨询、企业管理咨询等较高级的业务上发展。即为了克服树形模式各个环节严重剥离的弊端,我们不妨在流水作业的基础上,除了自己熟练的业务外,对每个从业人员给予轮岗,使其熟悉各个工作流程,在每一个环节都得心应手。此外,对一些风险较高、账务处理较复杂的企业要提高复核的质量,减少出错的机率。

除了以上对两种经营模式的探讨外,我们不妨吸取国外在代理记账方面的经验——特许型代理记账模式,它可以保证代理记账机构在很低的成本下,迅速的扩展自己的经营覆盖范围。特许型模式即一些资本比较充裕,行业经验比较多的代理记账机构,可以通过总结自己的工作经验,研发出一些具有普遍适用性且简单易操作的代理记账软件,并申请专利[22]。这种模式不但节省了雇佣人的成本,而且也能为其带来更多的经济利益的流入。当然,这种模式也不失为我国代理记账机构未来发展的一个方向,对于大多数的单一、简单的账务,借助于财税软件定能减少繁琐、雷同的账务处理。


(三)政府部门要一手抓管理,一手抓服务

财政部门要首先从理顺管理入手。比如,市财政局和各区县财政局应分工合作,一个主要负责行政许可证的审批、指导和监督,而各区县财政局主要负责细节实施,发挥检查和行政处罚的作用。其次,了解现状才能使得相关财政部门做到对代理记账的有序规范化管理。年度核查无疑是一个好办法,如果没有年度核查,就无从知晓整个代理记账行业最新发展的成果。为了年度核查的顺利实施,财政局可要求每年年度核查后统一换发新证书,并在代理记账许可证上加印下次申报的截止日期,这就相当于代理记账许可证有了有效期,如果逾期企业不来办理新的代理记账许可证,则被视为非法执业。另外,在执业人员的管理上,可以要求从事代理记账业务的人员的社保关系务必和其真实工作地点一致,防止代理记账机构的挂名在职现象,这也需要财政部门的不定期检查。除此之外,以上海为例,在2014年7月,上海成立了国内第一家省级代理记账行业协会。行业协会存在的价值在于在于它熟悉它所在的领域,可以密切联系整个行业内的各个代理记账机构,可在联系中小企业和代理记账机构之间起着重要的作用[16]。也就是说,上海市在这方面的改革创新之举,对于我国其它省份来说,也是有一定借鉴意义的,我们不妨因地制宜,学习上海市的经验,进而推动我国代理记账行业整体的前进步伐。

在服务方面,政府的一个重点应是相关法律法规的制定和完善。如果企业为了偷税漏税,提供虚假财务资料,或者受委托的代理记账机构为了客户的维持主动帮企业隐瞒、虚报财务信息,那么每个主体都必须承担相应的法律责任。另外,对与一些税会法规上的差异应及时做出相应说明,确保代理记账机构报税、做帐时有章可循。比如,财政部门可开通微信、电子税务局,发动专门现场活动、教育培训等,因为一个代理记账机构学好了,就相当于几百家企业学好了,从而真正做到由点到面的普及。另外,可学习上海市的经验,由各县区政府出面为符合本区经济发展导向的企业购买代理记账服务。一方面,不但可以减轻中小企业的资金压力,避免了筛选代理记账机构的麻烦,还能够通过政府的合理引导提高会计信息质量;另一方面,代理记账机构可以轻轻松松的增加了业务,免去不必要的恶性竞争[18]。同时,由于互联网的兴起,据悉,广州市已与今年开启了网上国地税联合办税大厅、电子税务局App,办理大部分业务均需微信或网上办税厅预约办税、实名取号,这大大加强了办税的便利性,避免办税人员长时间的排队等待,同时,实名办税也减少了企业的财务风险,网上办税信息的及时推送及流程的简洁便利在很大程度上减轻了办税人员的负担。


四、结论

随着经济的发展,代理记账对于数目众多的中小企业的重要性必将愈加凸显。利润最大化本就是企业存在的重要原因,而代理记账显然能为这些资本实力不强的中小企业节省成本支出,同时又能够提供专业化的会计管理服务。代理记账机构应该克服自身弊端,不断规范自身,提高服务意识与执业能力,走上良性循环发展道路,当然,这也离不开中小企业、政府相关部门的支持与配合。如果代理记账机构能够不断规范自己、提高服务意识和服务质量,相信它在我国未来的前景将更加广阔。


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