高校仪器设备使用效率研究

肇山青

(江苏无锡商业职业技术学院资产设备管理处214153)

众所周知,高校仪器设备使用效率低下,其根本原因主要是缺乏全面系统的管理制度、购前论证、开放共享度低、维护成本不足、仪器设备管理落后、队伍建设滞后等。只有转变观念,完善制度,理顺体制,科学论证,开放共享,优化队伍,才能提高高校仪器设备的使用效率。

论文指导网 http://www.lvpengcheng.com/关键词:高校仪器设备;使用效率;仪器设备管理

中国图书馆分类编号:G482文件识别码:A

货号:1000-176X(2015)06-0109-04

收到日期:2015年3月8日

作者简介:赵(1961-),男,山西襄汾人,教授,主要从事高校财务与资产管理研究。

一.导言

随着高等教育经费的不断投入,高校教学科研仪器设备数量大幅增加,但遗憾的是,仪器设备利用率低已成为不争的事实。张立美和刘震认为不到25%[1];吴振强认为“有更多的零机器时间”[2];王认为只有60%左右,而20%是闲置的[3];陈铎、刘禾认为,吉林大学少数仪器设备年机器时数低于规定机器时数的50%,个别设备使用一段时间后闲置;根据王、王蓝典的调查数据,郑州大学仪器设备有40.9%达不到教育部规定的标准;等等,足以反映高校仪器设备利用率不高的事实。

二,高校设备使用效率低下的原因

1.缺乏全面系统的设备管理体系

(1)仪器设备管理系统支离破碎。高校仪器设备管理包括长远规划、年度计划、科学论证、合理采购、精心验收、安装调试、技术培训、性能、维护状态、档案管理、使用责任等。其管理体系自然应该包括这些方面,但实际上几乎没有仪器设备的长期规划管理体系;年度计划大而全;科学论证是形式主义;合理采购、认真验收、安装调试等系统建设可以接受;缺乏技术培训体系;维护状态和文件管理没有得到足够的重视;使用绩效不仅缺乏制度保障,而且无人问津。同样,由于没有使用责任制,仪器设备的安全也处于危险之中。

(2)仪器设备内部控制制度不健全。一是各类专项资金购置的仪器设备不纳入固定资产统一管理范围。二是“特殊事务”,不按规定招投标管理,导致设备采购违法。第三,仪器设备的使用标准没有建立,不能在购买前有效拒收。第四,缺乏科学的论证内容、标准、程序等。不能体现其科学性。第五,科学的仪器设备内部控制体系是否经过符合性和实质性检验,以确保其合理性和有效性。

(3)仪器设备管理体系衔接不够。由于仪器设备的购置权属于资产管理部门,所以注重规范管理和高效使用;审批权属于直接使用部门或职能部门,侧重于及时采购和保障的需要。他们从不同的角度制定制度,难以衔接协调,矛盾明显。如果这两种部门都是某个领导分管,这种矛盾不一定会出现,即使出现也很容易协调。如果这两类部门由两个以上的领导负责,这种矛盾就很难解决效果

《关于印发高等学校仪器设备管理办法的通知》(交高[2000]9号)明确要求“合理制定仪器设备采购计划”。包括《仪器设备采购可行性论证报告》和《仪器设备审批程序》(“校内申请单位提交可行性论证报告”、“校级主管部门根据具体情况组织相关学科专家和相关学校人员论证可行性报告”、“报主管校(院)长审批”、“必要时由教育部和省级教育行政部门组织同行专家评审”)。大多数高校也进行了仪器设备预购示范,但在示范过程中仍存在以下问题:

(1)无法正确理解仪器设备预购演示的意义。由于缺乏管理体系及其对仪器设备的申请、审批、采购、验收、使用、维护和维修、岗位责任制实施的可知度,当资产管理部门要求使用部门与贵企职能部门进行预购论证时,贵企认为预算中注明不需要论证。

(2)市场调研时间短,信息少。由于财务预算时间的限制,缺乏对设备用户的相对需求时间规划,需求计划急,时间仓促,使得预购市场调研只能在网络上询问同行和熟人或者查询所需设备的技术、价格、供应商等信息,最终得到的设备型号和规格一次只能满足一件事的需求,不能满足本专业二级院校的需求。

(3)论证专家的构成不科学。第一,论证专家不是“专家”。比如很多专家是非专业的财务审计人员,对仪器设备的性能不了解,很难发挥作用。第二,专家“混熟”。比如专家的构成要么是校内同行,要么是校外同行,不可能从社会上聘请与学校无关的独立专家。等等,导致预购论证质量难以保证,陷入形式论证。

(4)缺乏统一规划,难以杜绝重复购买。由于学校仪器设备的统一规划仅限于校级平台,而对学科平台和课题组(实验室)重视不够,后两部分只考虑使用需求和经费保障,没有考虑学校的统一规划,所以非常重视示范工作。

(5)论证后期缺乏信息反馈。即不注重使用地点和论证后配套设备的有无,不注重仪器设备信息库和售后服务信誉库是否建立。

3.开放共享程度低

(1)缺乏共享理念。无偿使用或使用不与申报部门和个人的收入挂钩,导致了“不要白要,白要”的共同思想。争抢资金、占用设备、绘图方便、忽视性能的现象非常严重,导致单位和个人垄断,部门之间难以相互借用,仪器设备利用率一直难以大幅提高。

(2)适用范围的限制。因为一些大型、昂贵的仪器设备主要是通过专项资金购买的,如“985工程”、“211工程”等渠道,有一定的“专业”,学校、引导宣传不足及其他部门羞于“求人”的观念,使这些仪器设备使用面过窄,导致仪器设备使用率不高。

(3)对外开放共享不够。高校仪器设备对外开放共享既包括高校之间的互通有无,也包括高校与社会上各类企事业单位之间的开放共享。这种开放共享不仅理论上可行,而且实际上已在开展。如就有同类高校提出有偿使用某学校的仪器设备。同时,杨树国等调查后的数据显示,全国高校大型仪器设备的年均开机不足1 200小时,而社会对高校仪器设备需求很旺,仅以清华大学为例,2009年有400多家单位前来使用仪器设备,2010年则增加到500多家。

(4)经费配置使然。主要是对仪器设备的运行费、维修保养费、人员配备等,都是以部门来分配,亦即仅供本部门使用,这种封闭式管理,必然导致仪器设备使用率的低下。

(5)共享信息不通畅。由于既没有仪器设备共享信息集散平台,也缺少仪器设备共享激励与约束机制,使得想共享部门与个人无法得到共享信息,而仪器设备的占有部门与个人也得不到提供共享信息的任何报赏,使其失去了动力。

4.维护费用不足

尽管《关于印发<高等学校仪器设备管理办法>的通知》(教高[2000] 9号) 明确要求“购后每年所需不低于购置费6%的运行维修费”,但实际上,由于受维修费不足的制约,迫使仪器设备不能及时升级及维修,甚至影响了大型仪器设备的不愿开放共享。

5.仪器设备管理落后

(1)缺乏配置标准。尽管教育部在评估人才培养水平及年度状态数据考核时,对人均仪器设备值及年仪器设备值增长率做了最低要求,绝大多数高校也达到了规定标准,但并未对不同学科的仪器设备配置做出明确标准,高校也没有这样的配置标准,因此,配置多少?种类如何?等等,都无据可依。从而也就无法解决争抢仪器设备的问题。

(2)软件仅能做简单账务管理。目前,绝大多数高校虽然采用了计算机技术管理,但是只能实现数据分类与统计工作,却还没有涉及到设备采购、数据采集、设备变迁、使用绩效等深层次需要。

(3)管理模式不科学。目前,仪器设备共享管理模式有三种:一是“分散放置、独立管理、尚未开放共享”的管理模式。仍处在“谁买谁管,谁管谁用”的阶段,还未形成“专管共用”的期望模式。二是“集中放置、独立运行(分析测试中心)”的管理模式。该模式打破了仪器设备部门化的弊端,大大提高了仪器设备利用率,但也提出了较高要求。如建设测试大楼、大笔资金投入、过硬技术力量、科学管理体制等。三是“分散放置、集中管理、开放共享”的管理模式。即建立统一的管理制度与信息平台,实行集中开放共享管理。显而易见,第三种是翘首以待的模式,但任重道远。

6.队伍建设滞后

《关于印发<高等学校仪器设备管理办法>的通知》(教高[2000] 9号) 不仅要求仪器设备工作人员必须具备相应专业知识水平和业务能力,管理人员则应具备相应的管理知识,而且要求学校重视仪器设备工作队伍的建设,为其提供培训、研讨的机会。不仅要对做出成绩并取得成果的人员应给予奖励,而且要制定业务考核及技术等级晋升办法,不断提高他们业务及管理水平。但实际情况却是不仅缺乏过硬的仪器设备工作人员与懂行的管理人员,而且是仪器设备工作人员与实验技术队伍很不稳定,不能有效提高仪器设备使用率。

三、提高高校仪器设备使用效率的策略

1.转变观念

(1)营造氛围。高校仪器设备使用效益涉及到学校的一系列管理,如制度出台、所有层级的人员等。校级领导要创新理念、制定制度、明确体制、强化考核等,以营造重视仪器设备使用效益的氛围。设备管理部门及直接管理者要强化服务意识与服务能力,为提高高校仪器设备使用效益提供便利。

(2)观念转变。一是必须从“我有我用”的传统观念向 “共有可用”的新观念转变。二是必须从“能用不修”的传统观念向 “用修并重”的新观念转变。三是必须从“不计报酬”的传统观念向 “经济效益”的新观念转变。

2.健全制度

建立健全制度是提高高校仪器设备使用效益的根本保证。为此应建立健全如下制度:一般仪器设备采购管理办法、大型贵重仪器设备管理办法、大型贵重仪器设备共享平台建设管理办法、大型贵重仪器设备共享基金补偿办法、大型贵重仪器设备论证管理办法、大型贵重仪器设备使用考核管理办法、实验室工作人员工作规程管理办法、实验室档案管理办法、大型贵重仪器设备使用上岗管理办法、仪器设备使用收费标准与收费管理办法、仪器设备维修保养管理办法、仪器设备招投标管理办法、仪器设备入库验收与财产登记管理办法、仪器设备领用与调配管理办法、仪器设备报废管理办法,从而使仪器设备管理有据可依。

3.理顺体制

主要是构建“一总领四平台”的仪器设备管理体制。“一总领”是指成立仪器设备管理委员会,负责规划仪器设备的布局,主任由校长担任,副主任由分管设备、教学、基建工作的副校长担任,成员为相关职能部门负责人与有关专家。“四平台”包括:一是为全校集中提供配置通用性强的仪器设备的校级平台。二是将学院仪器设备集中管理,成立共享中心的学院平台。三是仅为某个学科(专业) 服务的学科(专业)平台,该平台应立足于当地市场缺失而不得已建立。四是仅为科研服务的国家重点实验室、工程研究中心、省部级重点实验室等,建立各类课题平台。

4.科学论证

(1)建立论证机构。仪器设备专家论证机构由分管设备的副校长担任组长,分管教学、基建工作的副校长担任副组长,成员为相关职能部门负责人。同时,建立各学科专家库,在监察部门监督下由论证办公室抽出专家进行论证。

(2)加强调研。调研是论证的重要前提。一方面,要做好内情。一是要确认是否符合规划发展要求。二是校内是否有同类仪器设备及其使用情况,避免重购。三是学校是否必要的配套条件。另外,要摸透外情。一是要列出三个以上品牌。二是要列出三个以上生产(经销) 厂商。三是市场价格及付款条件。四是主要用户使用信息。五是调研途径与成员及本校用户意见。

(3)明确论证要素。一是分级审批。主要是分设备主管部门、分设备分管校长、校长及会议审批。二是落实经费来源及预算金额是否超批复金额。三是校内是否有同类仪器设备及其使用情况,避免重购。四是选型分析。五是货比三家。六是配套环境。七是使用效益预测。八是售后服务条件。

5.开放共享

(1)做好顶层设计。对需求层面满足多学科共同需求的仪器设备,应由学校建设与直接管理,以构建面向全校服务的开放共享实验室。扩大使用范围。不仅要在校内各二级学院之间开放共享,还应向各学科与课题组之间开放共享;不仅要教学部门之间开放共享,还应在教学与科研之间开放共享;不仅要在教师之间开放共享,还应向学生开放共享;不仅要在校内开放共享,还应向同类院校及各类企事业单位开放共享;不仅要在工作时间内开放共享,还应在休息时间内开放共享。

(2)搭建网络平台。每台共享仪器设备都处于资源网中的一个格点,其既是一个独立仪器设备使用体系,又与相关仪器设备互相依托,形成立体化的仪器设备网络,实现仪器设备使用效益的最大化。同时,要开发日常管理、网上预约、信息反馈、效益评价、基金管理、维修保养、报废淘汰等功能的信息管理系统。

(3)建立共享基金。共享基金由学校拨款、服务收入、社会资助等组成。可以提高仪器设备使用效益,保证仪器设备平台的持续发展。

(4)建立监控系统。一是将仪器设备接入物联网并通过传感器收集科研信息。二是制定仪器设备评价指标体系,真实反映仪器设备使用效益。三是建立数学模型,评价仪器设备效能,提高资源利用率。

6.优化队伍

(1)注重思想素质。要强化服务意识,提高职业道德,正确对待工作,在工作体现对仪器设备的爱护及对使用者的关心。

(2)设置共享岗位。根据大型仪器设备原值配置一定的共享技术岗位,由其负责日常维修保养与开放共享工作。

(3)引进技术人才。仪器设备不仅需要一般操作与管理人才,而且更需要能够充分发掘其潜能的高水平应用技术人才,由其负责维修保养与管理学校的大型贵重仪器设备,以不断提高大型贵重仪器设备的使用水平。

(4)加强技术培训。学校购置大型贵重仪器设备前就要考虑人员是否匹配的问题,如果不匹配就要考虑对相关人员如何进行培训。如安排他们参加厂家培训,同行交流,学(协)会磋商等,以便大型贵重仪器设备安装后即有人能够娴熟地掌握该项技术。在此基础上,已掌握该项技术的人员还需对其他教科研人员及学生进行相应的技术培训。

(5)明确岗位职责。一是人员职责。即设备员负责设备账务管理;设备管理员负责设备安放、借还审批、预约安排等方面的管理;设备操作人员负责设备使用与维修保养、使用绩效分析、淘汰报废等方面的管理。二是设备所在部门职责。不仅要认真开发与研究仪器设备的功能及用途,还要加强广泛宣传与多方联系,全方位了解可能的潜在仪器设备用户,并争取与之合作,努力成为供应同类仪器设备使用中的权威机构。三是设备管理职能部门职责。制定有效的共享制度,特别是收入与晋升制度,通过政策调动设备所在部门与设备相关人员的工作主动性与积极性。

(6)科学认真考核。将仪器设备使用效益考核成绩与使用部门,特别是与设备管理员、设备操作人员的经济收入与职称评定及职务提升相挂钩,激励他们积极开展实验技术研究,提升服务水平。

论文指导网 http://www.lvpengcheng.com/参考文献:

[1]张丽梅,刘震.大型仪器设备共享平台建设的探讨与实践[J].实验技术与管理,2009,(3):293-295.

[2]吴振强.提高贵重仪器设备共享使用率[J].实验室研究与探索,2010,(6) :96-99.

[3]王礼贵.贯彻落实科学发展观,提高大型精密仪器设备的使用效益[J].现代科学仪器,2010,(1):127-129.

(责任编辑:兰桂杰)

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