英文商务电子邮件的写作策略

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刘宏杰

(北京信息职业技术学院外语系,中国 北京 100018)

【摘 要】写好英文商务电子邮件对商务交易成功非常重要。邮件写作中出现的问题以及应对的策略是本文探讨的重点,旨在帮助邮件书写者更好地完成商务交易目的。

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关键词 英文商务电子邮件;写作;策略

1 英文商务电子邮件的写作意义

随着世界经济的蓬勃发展, 英语商务电子邮件的使用越来越广泛。它打破了电话和传统书面信件受到的时间和空间的限制。书面交流的周期缩短,人与人之间更加直接进行交流,提高了工作效率,增加了工作的灵活性。在当今快速发展的经济时代,它具备了当今任何通讯工具无可替代的优势,传递迅速、效率高、保密性强。它作为一种日常的交际手段,在公司企业等部门越来越重要,写出一份语言明了、简洁、准确的电子邮件是非常迫切和关键的,它可以较少误解,促进沟通,有助于商务交易的顺利进行。因此,电子邮件写作的好坏直接关系到公司或企业的发展。

2 英语商务电子邮件写作中出现的问题

2.1 复合结构多

英语商务电子邮件是一种以电脑为媒介的交流。与传统商务信函有着明显的区别,写作上有其特有的特点。邮件中的语言清晰简洁,结构简单。商务工作繁忙,高效率,为了节省时间,达到双方交流顺畅快捷的目的,写作时复合结构少用,用并列结构代替。Please tell us your house address in Washington, where we will mail the goods to you next week (wrong ). Please tell us your house address. We will mail you the goods ( right ).

2.2 长句多

英文电子邮件写作需要清晰直接,复杂的长句妨碍双方相互的沟通和交流,也影响商务业务的正常进展。简单、直截了当的句法结构是首选。因此,在写作上短句的使用较多,它可以使读者清楚地理解邮件的内容。

These goods have the problem of shipment that leads to the error in transit (wrong). These goods has the problem of shipment. It leads to the error in transit (right).

2.3 定冠词多

商务电子邮件的写作有其自身独特的特点。指示词使用较多,更加清晰明确指代所指内容,免去更多的猜测和误解,一目了然,积极有力推进商务业务的沟通。因此在写作上,定冠词运用较少,指示词使用较多。 You’d better keep the files in your drawer (wrong). You’d better keep these files in your drawer (right).

2.4 正式词多

英语电子邮件虽然采用的都是书面形式,但其用语却大都是口语,具有自己独特的书面语形式。正式词使用较少,商务电子邮件的写作偏向非正式词。正式词使用较少。 Drop me an email.

2.5 介词短语修饰名词多

在写作中, 商务电子邮件自身独有的特点彰显其鲜明的风格。名词修饰名词较多,而少用介词短语修饰名词。这样会使阅读更加容易通顺,意思更加明了和清楚。

Please give us your proposal for the bid of your fim (wrong). Please give us your firm bid proposal (right).

2.6 模糊词多

在英语电子邮件写作中,用词一定要准确,忌讳使用语义模糊,模棱两可的词或词组,以免产生歧义, 造成误解,延误商务沟通和贸易。因商务业务往往业务量较大, 稍不留意会造成巨额资金的损失,带来经济的亏损。在写作里,模糊词忌用。The figures show a significant increase (wrong). The figures show a 78% increase (right).

2.7 忌讳长段落

在英语商务电子邮件写作中,尽量使用短段落,分段的格式使文章条理清晰,看起来更易于理解,一个较长的段落会使读者产生厌倦,不愿看下去。在写作时,做到条理清晰,重点突出。因双方都比较繁忙,没有太多的时间斟酌用语和段落,短小的段落更方便于双方的业务交流和沟通。

Dear Bob:

Thanks for your offer.We check and confirm to you that we have already shipped the goods. Could you advise your customer please ?

Thanks,

Tom

3 英语商务电子邮件写作采取的对策

3.1 书写特点

1)表情符号。表情符号是指由键盘的符号和字母组成的编码,它们所构成的图像象征面对面交流时所用到的一些表情和手势。表情符号是英语商务电子邮件最为独特的特点之一。表情符号的运用使双方之间的关系更为亲密,拉近了彼此之间的关系,增进了友情。表情符号所表达的内容比话语本身更加强有力, 意义更深刻和广泛。I expect my reaction was exactly the sort of thing you had hoped for –﹨(undecided). 2)问号和感叹号。英语商务电子邮件在电脑上进行交流,不具备面对面谈话时的丰富情感和表情,叹号和问号在邮件中的使用传递了人与人之间细微的情感和情绪,使人们感到身历其境并融入语言交流中。 What am I for? 3)大小写字母。在电子商务邮件中,因双方彼此熟知,在写作时,彼此利用计算机媒介突破了传统的规定,遵循了一种时尚、新颖的书写方式,赋予了网络新意。首字母小写很常见。有时全部大写,给读者耳目一新的感觉。money will be paid before Friday. ALL THESE MATERIALS IMPORTANT FOR SHIPPING. 4)拼写。在当今世界经济交往中,商务交易频繁快速。每天的商务业务往来频繁,邮件书写成千上万,经常会因为打字速度过快而造成拼写错误。 i live in washington .

3.2 词汇特点

1)口语体词。在英语商务电子邮件中,口语体词使用较多。因双方彼此熟知,交往和沟通灵活随意,口语体词体现出灵活、生动、富于变化的特点,增强了交往的亲密度。Can you let me know the date of the shipping ? 2)缩略词。商务贸易的往来快速高效,时间就是金钱,加快交流节奏,因此缩略词使用较多。体现出网络时代人们之间轻松快捷交流的特点。I will send my CR card to you. 3)商贸专业词。 因是商务电子邮件的写作, 商贸专业词使用较多,反映出商贸专业的特性,也体现了商务往来的真实性。 I hope to hear from you inquiry quickly. 4)礼貌词。在英语商务电子邮件中, 礼貌词使用较多,因在从事贸易,双方在交易上都应彬彬有礼,和谐共赢,以保持买卖上的良好交易关系。We appreciate it if you could tell me the exact date of the negotiaiton. E.复合词。随着社会的变化和进步, 新鲜事物和新鲜现象层出不穷。一些复合词应运而生,给英语商务电子邮件的写作带来了新的活力和新意。You can contact me either by e-mail or by e-card.

3.3 句法特点

1)省略句。商场如战场,双方写作无需斟酌,时间极为宝贵。省略句居多,它反映了电子邮件写作上的即兴口语化特点,结构简单,逻辑清晰,没有过多复杂的句子。Very sorry for the delay. 2)简单句。在英语商务电子邮件里,为了节约时间和提高工作效率,简单句使用较多。内容一目了然,词义清晰,意思明朗。 I look forward to hearing from you. 3)礼貌句。在英语商务电子邮件里, 交流双方在友好和善的基础上,为了业务的进一步拓展,礼貌客气地运用礼貌句,进行业务交流和沟通,增进了客户之间的感情,为日后业务的发展打下基础。I am afraid I can not do it. 4)不规范句。在电子邮件里,双方书写的目的是传递信息,相互沟通,忽略语言的正确结构和规律,但并没有影响相互对语义的理解,相互在顺畅沟通中达成交易。my Payment we have to be informed of cashier. 5)固定套语。固定套语是现成的语言材料,电子邮件语言程序化较高并伴有套语,节省时间易于理解,有利于商务双方在商贸业务上的发展和协商。We are pleased to quote you as follows. 6)虚拟语气。在英语电子邮件书写的语言里, 虚拟语气委婉温和表达自己的观点,不伤害任何一方。在商务洽谈上,双方关系得到很大的改善和缓和,减轻了彼此的负担并挽救了不利的局面。Should you wish to make enquires considering our standing, you may turn to the company.

3.4 语篇特点

1)重复。在英语商务电子邮件中, 通过重复一些词来强调一些重要信息,希望加深读者对这些关键信息的印象,可以突出主题。Your shipping information so that shipment can be made on time. Shipping will come .The shipping fee can be added to the document. 2)排比。在邮件中, 排比句使用较多。它节奏鲜明,叙事透辟,内容集中均衡,蕴含强烈感情。排比句起到了连句成篇,衔接篇章纽带作用。Please deliver the goods quickly. Please investigate the things. Please find………. 3)省略。省略可以促进英语商务电子邮件简洁的特点。简单、朴素、明白是电子邮件的突出特点。省略丝毫不影响读者的阅读,读者可以轻松、简单的阅读。We have got your mail of June 7,2012. We are glad to know that you are eager to establish the relations with us. 4)时态。在英语电子邮件中, 情态动词的过去式常用。语气礼貌,口气商量。委婉和善的语气可以带来商业机会并能繁荣商务业务。Could you find the problem?5)搭配。在邮件写作中, 围绕主题的搭配词出现频率较高和集中。如主题是“sale of umbrella”.Reputable, exporters, line, business, expand, market importer 等词连续出现。这些词连接了整个篇章,起到了连锁结构效应,为交易的快速成交打下了非常扎实的基础。

4 结束语

写好英文商务电子邮件对商务交易的成功非常重要。邮件中的书写、词汇、语句、语篇特点不但体现了邮件书写者的综合商务业务能力,而且也体现了较高的综合文化素养,是一个人综合能力素质的体现。通过探讨写作策略,希冀帮助邮件书写者更好地掌握邮件的写作,丰富语言知识,同时也有利于提高书写着的写作水平,顺利实现商务交际的目的。

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参考文献

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[2]丁往道,等.英语写作手册[M].北京:外语教学与研究出版社,1994.

[3]张永中.商务英文电子邮件的文体特征探究[J].辽宁行政学院学报,2006(9).

[责任编辑:邓丽丽]

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